مستندسازی فرایندهای دانشگاه 

 

سازمان ها در بدو تاسیس با اهداف معینی تشکیل می شوند که برای رسیدن به آن اهداف ، ضروری است ساختارهایی طراحی شده و واحدهایی برای انجام امور تشکیل شوند . در هر واحد می بایست وظایف به گونه ای تعریف شوندکه افراد بتوانند ضمن آنکه به امور تخصصی خود می پردازند ، بخشی از شبکه سازمان را عهده دار شده و روابط درستی بین واحدها برقرار شود .

در سازمان های نوپا که به دلیل محدودیت های مختلفی از جمله موانع قانونی یا اعتباری شکل گیری واحدهای تشکیلات صفی نیز بصورت تدریجی صورت می گیرد . در ابتدا فرآیندهای انجام کار بصورت موقت به گونه ای طراحی می شود که جای خالی واحدهای شکل نگرفته نیز پر شود اما ضروریست بتدریج فرآیندها بازنگری شده و حلقه های اضافی و ناخواسته ای که شکل گرفته حذف شوند . در مواردی نیز بدلیل تمرکز تصمیمات درون بخشی ممکن است بخش های مختلف ، به صورت موازی به جمع آوری اطلاعات و انجام امور یکسانی بپردازند و یا آنکه فرم ها و داده های جمع آوری شده واحدها اگر چه تا حدود زیادی به  هم نزدیک باشند اما قابلیت انطباق و استفاده در سایر بخش ها را به دلیل وجود نواقصی نداشته باشند . در مواردی نیز ممکن است خدمات یکسان و مشابه توسط افراد یا بخش های مختلفی با وظایف یکسان و نزدیک به گونه ای متفاوت انجام شده و موجب سردرگمی ارباب رجوع و یا تضییع حقوق ایشان شود .

 این موارد و مواردی از قبیل ناهماهنگی های موجود در فرآیندهای بین بخشی می تواند موجب بروز مشکلات ، سردرگمی ها و اتلاف وقت در حوزه های مختلف سازمان شده و بهره وری را کاهش دهد .

به منظور رفع مشکلات مذکور از سویی و مستندسازی رویه های انجام کار در دانشگاه ، مدیریت برنامه ریزی، تحول اداری و سرمایه گذاری از سال ۱۳۹۱  اقدام به شناسایی ، ثبت ، اصلاح  اشکالات اولیه و مستند سازی فرآیندهای اجرایی دانشگاه صنعتی شیراز نموده است. امیدواریم در آینده ای نزدیک بتوان بخش قابل توجهی از فرآیندهای جمع آوری شده را در قالب فرم های هوشمند و بصورت EFORM در جریان کار قرار دهیم 

 

 

برای مشاهده فرایندهای مستندشده دانشگاه صنعتی شیراز اینجا  کلیک نمایید. 

 

شماره تماس کارشناس مستندسازی فرایندها: ۳۷۳۵۴۵۰۲ داخلی : ۲۸۰۰